Order Processing a livello
industriale
L’Order Processing industriale è svolto in massima parte attraverso
attività di operatori umani, sebbene molte fasi possano essere
automatizzate. Una sequenza-tipo è:
Le richieste dei clienti vengono inserite nel sistema di Order
Processing in due modi:
• autonomamente da parte degli stessi, che inviano (per posta, fax o
telefono) gli ordini direttamente al fornitore;
• attraverso venditori, che raccolgono gli ordini presso i clienti e li
trasmettono (per posta, fax o
telefono) in azienda.
Un addetto alla ricezione ordini trascrive l’ordine su un modulo
standard.
Il responsabile vendite riesamina gli ordini ed eventualmente
apporta correzioni/note in relazione a ordini per determinati clienti.
Gli ordini sono quindi riesaminati da parte della funzione
finanziaria, al fine di verificare la solvibilità del cliente.
Gli ordini vengono trasmessi in magazzino che provvede a:
• Predisporre la merce per la spedizione, se la stessa è presente in
magazzino;
• Procedere con l’ordine di produzione o di acquisto se i livelli non
sono sufficienti all’evasione;
• Informare il Customer Service per fornire le necessarie informazioni
al cliente.
Order Processing a livello
intermedio
L’Order Processing intermedio (tra consumatori e produttori) presenta
solitamente un moderato livello di automazione. In questo caso:
Ciascun rivenditore di dettaglio rifornito dal distributore
intermedio ha una lista di prodotti autorizzati.
Il rivenditore, attraverso un lettore di codice a barre sceglie i
prodotti da ordinare e ne specifica le quantità.
L’ordine è trasmesso al centro di distribuzione, dove è inserito in
un sistema di evasione ordini.
A intervalli regolari (es.: giornalmente) il sistema genera una
lista di prelievo da magazzino organizzata per prodotto e per codice
rivenditore.
Allo stesso tempo, i rack del magazzino vengono continuamente
monitorati dal sistema di gestione.
Quando un codice scende sotto un dato livello, il sistema emette un
ordine di ripristino, e i materiali prelevati da pallet (nel “magazzino
del magazzino”) vengono introdotti sui rack del magazzino dalla parte
posteriore (per garantire il “giro” della merce).
In alcuni casi, i distributori mettono in atto sistemi logistici che permettono di annullare i magazzini intermedi. La loro funzione diventa quella di coordinare la vendita del produttore con i servizi logistici forniti da una terza parte.
Order Processing a livello di
distribuzione finale
L’Order Processing a livello di cliente finale viene fornito da alcuni
grandi distributori che, non sostenendo i costi dovuti alla rete di
distribuzione intermedia, riescono a praticare prezzi concorrenziali
ricorrendo a servizi logistici di terze parti.
La procedura prevede, in questo caso:
La chiamata telefonica ad un numero verde per la comunicazione
dell’ordine.
L’inserimento dell’ordine da parte di un addetto nel sistema
informativo aziendale, tramite il quale:
• vengono verificate le esistenze a magazzino del codice desiderato;
• vengono verificati i prezzi dei prodotti e i costi di spedizione;
• nel caso di pagamento tramite carta di credito, viene verificata la
solvibilità del conto connesso con la stessa.
L’ordine è trasmesso elettronicamente al magazzino per l’evasione,
nel giro di pochi minuti dalla ricezione.
La spedizione avviene di solito entro 1-2 giorni dalla data di
ordine.
Order Processing su internet (e-commerce)
Altri fattori influenzanti il
tempo di order processing
Il tempo di order processing è influenzato, oltre
che dall’architettura del sistema e dalle procedure di funzionamento,
anche da:
Esistenza di priorità nella evasione degli ordini;
Possibilità di svolgimento in parallelo di alcune fasi dell’OP;
Accuratezza dell’evasione ordini;
Raggruppamento degli ordini;
Consolidazione delle spedizioni.