Order processing, definizione:
L’Order processing è
costituito da una serie di attività, rientranti nel ciclo dell’ordine
cliente:
Preparazione (Preparation)
Trasmissione (Transmittal)
Inserimento (Entry)
Evasione (Filling)
Tracciamento (Status Reporting)
Order processing, preparazione
La preparazione dell’ordine
si riferisce alle attività di raccolta delle informazioni necessarie
sui prodotti o servizi richiesti. L’attività può richiedere la
compilazione di un apposito modulo, la comunicazione via telefono delle
informazioni sull’ordine o la selezione su un terminale. Le moderne
tecnologie oggi facilitano molto questa fase, tramite, ad esempio:
Identificazione del prodotto da ordinare attraverso sistemi di
identificazione automatica (es.: codici a barre, RFID…).
Utilizzo di PC portatili da parte del personale di vendita che
compila direttamente l’ordine con SW dedicati (ed effettua
automaticamente la trasmissione su www).
Emissione automatica dell’ordine da parte di PC di supervisione di
magazzino, a fronte del raggiungimento di determinati livelli di scorta.
Order processing, trasmissione
La trasmissione è il passo successivo nel ciclo di order processing. Serve a trasferire la richiesta di ordine dal punto in cui si genera (cliente) al punto in cui può essere evasa (fornitore). Può avvenire in forma fisica, trasportando l’ordine su supporto cartaceo, o in forma elettronica, trasferendo l’ordine in maniera telematica (www, fax…). Lo sviluppo di internet e la disponibilità dei “numeri verdi” sta producendo negli ultimi anni una notevole diffusione della trasmissione elettronica.
Order processing, inserimento
L’inserimento è una fase
fondamentale dell’ordine. Comprende le seguenti azioni:
Controllo della correttezza delle informazioni presenti sull’ordine,
quali la descrizione del prodotto, la quantità e il prezzo.
Controllo della disponibilità dei prodotti richiesti.
Preparazione di back-order o documentazione per la cancellazione
dell’ordine, se del caso.
Controllo dello stato creditizio del cliente.
Trascrizione delle informazioni dell’ordine, se necessario.
Predisposizione della fattura.
Anche questa fase ha negli ultimi anni beneficiato degli sviluppi che
si sono avuti nel campo informatico.
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Il metodo di raccolta ordini,
restrizioni sulle dimensioni dell’ordine e l’istante di inserimento
possono influenzare il tempo ciclo dell’ordine, influenzando la fase di
inserimento. Le regole di inserimento possono comportare, ad esempio:
Che venga raccolto un numero di ordini sufficiente a saturare la
capacità di carico di un mezzo (ad esempio un camion) prima che gli
ordini possano essere inseriti.
Che l’ordine sia inserito entro una certa data per far sì che i
materiali possano essere spediti entro una data specificata.
Che gli ordini possano essere inseriti soltanto se comportano la
spedizione di un quantitativo minimo fissato di merce (allo scopo di
ottimizzare i costi di trasporto).
Order processing, evasione
L’evasione dell’ordine
comprende le attività necessarie a:
Acquisire i materiali attraverso recupero delle scorte da magazzino,
produzione o acquisto.
Confezionare i materiali per la spedizione.
Schedulare la spedizione.
Preparare i documenti di trasporto.
Il tempo ciclo dell’ordine può essere influenzato dalla introduzione di
regole di priorità sull’evasione. Alcune regole possibili:
Primo ricevuto – primo evaso;
Minor tempo di processamento;
Priorità specificata a priori;
Per primi gli ordini più piccoli e meno complicati;
Per primi quelli con la data promessa di evasione più prossima;
Per primi quelli aventi minor tempo prima della data promessa di
evasione.
Il tempo ciclo dell’ordine
può essere influenzato:
dall’order splitting, ossia dalla necessità di effettuare più
spedizioni per evadere uno stesso ordine (out of stock, back-order…).
dall’order consolidation, ossia la scelta da parte dell’azienda di
cumulare più ordini al fine di ottimizzare i trasporti.
L’eventualità di essere sotto scorta (OS) è spesso tutt’altro che
remota: si pensi ad esempio all’ordine contemporaneo di cinque
prodotti, ognuno dei quali abbia una probabilità di esistenza in
magazzino (IS) del 90%. La probabilità di non poter evader l’ordine in
un’unica soluzione è di:
In questi casi va fatta un’analisi di trade-off tra costi (ad esempio di order splitting e di perdita della fornitura/cliente).
Order processing, reporting
Il reporting dello stato
dell’ordine assicura un buon customer service tenendo informato il
cliente su qualsiasi eventuale ritardo nell’order processing o nella
consegna del materiale. Le attività incluse nel reporting sono:
Tracciamento dell’ordine attraverso l’intero ciclo dell’ordine;
Comunicazione al cliente della fase in cui si trova l’ordine e della
data prevista di consegna.
Il reporting è l’unica, tra le attività precedentemente elencate, a non
influenzare la durata del tempo ciclo dell’ordine.